ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΟΥ ΣΩΣΤΑ ΤΑ ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ ΣΟΥ
ΜΕ ΤΗΝ ΧΡΗΣΗ ΚΑΤΑΛΛΗΛΟΥ SOFTWARE
Το άριστο κύκλωμα Διαχείρισης Αποθεμάτων, που εξασφαλίζει το ελάχιστο ύψος αποθεμάτων και το μέγιστο επίπεδο εξυπηρέτησης, είναι δυνατό μόνο αν η επιχείρηση εκμεταλλευτεί δύο δυνατότητες:
> Να συνδυασθούν οι προσπάθειες διαχείρισης των αποθεμάτων με αντίστοιχη οργάνωση του κυκλώματος Πρόγνωσης Ζήτησης.
> Να εφαρμοσθεί ένα ολοκληρωμένο μηχανογραφικό σύστημα Πρόγνωσης Ζήτησης και Διαχείρισης Αποθεμάτων (Demand Forecasting & Inventory Management).
Η ΝΕΑ ΔΥΝΑΜΙΚΗ
Η Διαχείριση Αποθεμάτων επικεντρώνεται σε αποφάσεις που αφορούν στο ύψος του αποθέματος ανά κέντρο διανομής, την επίτευξη χαμηλού συνολικού μέσου αποθέματος και την εξασφάλιση υψηλού επιπέδου εξυπηρέτησης των πελατών. Τα θέματα που οφείλει ο Logistics Manager να λάβει υπόψη του περιλαμβάνουν μια σειρά από περιορισμούς, όπως χρόνοι παράδοσης προμηθευτών, ελάχιστη ποσότητα παραγγελίας, κλιμακωτές εκπτώσεις ανάλογα με την ποσότητα παραγγελίας, μέγιστη ποσότητα παραγγελίας, επιβάρυνση του κόστους ανάλογα με τον χρόνο παράδοσης/ τρόπο μεταφοράς, τροποποίηση των προς προμήθεια ποσοτήτων ώστε να γεμίζουν μια παλέτα ή ένα container, κ.ο.κ.
Η υποστήριξη που προσφέρει ένα ολοκληρωμένο μηχανογραφικό πακέτο Πρόγνωσης Ζήτησης και Διαχείρισης Αποθεμάτων βοηθά το Logistics Manager να χειριστεί αποτελεσματικά την κυμαινόμενη ζήτηση και τους σύνθετους περιορισμούς της Εφοδιαστικής Αλυσίδας, με αποτέλεσμα τη μείωση του αποθέματος και την αύξηση της λειτουργικής ικανότητας της επιχείρησης.
Η ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ
Μία από τις πλέον βασικές δυνατότητες που προσφέρουν τα σύγχρονα μηχανογραφικά πακέτα Πρόγνωσης Ζήτησης και Διαχείρισης Αποθεμάτων είναι το Modelling. Για τη λήψη αποφάσεων που αφορούν τη τεχνική πρόγνωσης της ζήτησης που θα χρησιμοποιηθεί, τη χρονική περίοδο για τον υπολογισμό της τάσης της ζήτησης, τη περίοδο αναπαραγγελίας και επιθεώρησης του αποθέματος, τη ποσότητα παραγγελίας ανά κωδικό, την ομαδοποίηση των προϊόντων σε ομάδες, το target service level, τον βαθμό γειτνίασης για τον υπολογισμό των Μητρών Εποχιακότητας κ.ο.κ. είναι δυνατό να χρησιμοποιηθεί κατάλληλο Modelling System. Με τη βοήθειά του ο Logistics Manager βρίσκεται στην πλεονεκτική θέση να εκτιμά με ακρίβεια τις επιδράσεις των διαφόρων εναλλακτικών σεναρίων και πολιτικών ανανέωσης του αποθέματος με βάση ιστορικά στοιχεία σε ελάχιστο χρόνο (compressed time mode). Παράλληλα, λαμβάνονται υπόψη οι απαραίτητες επενδύσεις σε απόθεμα ανά εναλλακτικό σενάριο και γίνονται οι απαραίτητες αναλύσεις ευαισθησίας, με αποτέλεσμα την πλέον αντικειμενική αξιολόγηση των εναλλακτικών σεναρίων.
Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ
Η μηχανογραφική υποστήριξη κατά τη Διαχείριση Αποθεμάτων οφείλει να χειρίζεται όλους τους περιορισμούς των προμηθευτών, όπως χρόνοι παράδοσης, εκπτώσεις ανάλογα με το ύψος της παραγγελίας, ελάχιστη ποσότητας παραγγελίας, στρογγυλοποιήσεις παραγγελιών (ανά χαρτοκιβώτιο, παλλέτα, φορτηγό κ.ο.κ.), παραγωγική ικανότητα και αργίες προμηθευτών, κ.ο.κ.
Χρησιμοποιώντας τα στοιχεία προγνώσεων και σύμφωνα με τους περιορισμούς των προμηθευτών οι μηχανογραφικές εφαρμογές Πρόγνωσης Ζήτησης και Διαχείρισης Αποθεμάτων προτείνουν τις ποσότητες παραγγελίας ανά προϊόν και ανά οίκο, καθώς και την περίοδο επιθεώρησης του αποθέματος.
Για κάθε προϊόν γίνονται παραγγελίες αφού ληφθούν υπόψη τα παρακάτω στοιχεία:
α. Αναμενόμενες ποσότητες παράδοσης.
β. Εκκρεμείς Παραγγελίες προς Πελάτες.
γ. Υπάρχον Απόθεμα και ακρίβεια απογραφών.
δ. Βέλτιστος Χρόνος Επιθεώρησης ή Πλάνο Επιθεωρήσεων.
ε. Χρόνοι Παράδοσης των οίκων και τυπική απόκλιση αυτών.
στ. Κατηγορία ABC που χαρακτηρίζει το προϊόν.
ΠΕΡΙΟΔΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ
Για όλα τα προϊόντα το σύστημα προτείνει χρόνο επιθεώρησης (Τ). Αυτό σημαίνει ότι κάθε χρονική περίοδο Τ γίνεται έλεγχος των υπαρχόντων αποθεμάτων και λαμβάνεται απόφαση για έκδοση παραγγελίας. Για τον υπολογισμό της ποσότητας της παραγγελίας ανά προϊόν ή ομάδα προϊόντων ακολουθείται εν γένει η παρακάτω διαδικασία:
1. Επιβεβαίωση Χρόνου Παράδοσης (lead time - L) από τον χρήστη, ανάλογα με τον χρόνο παράδοσης που υπολογίζει το σύστημα.
2. Επιβεβαίωση Χρόνου Επιθεώρησης από τον χρήστη, ανάλογα με την ερήμην (default) τιμή του συστήματος, η οποία έχει υπολογιστεί βάση των Αρχείων Παραγγελιών.
3. Υπολογισμός της πρόγνωσης για περιόδους ίσες με το Χρόνο Παράδοσης συν τον Χρόνο Επιθεώρησης (L + T).
4. Υπολογισμός των ποσοτήτων που αναμένονται πριν από την ημερομηνία (Τρέχουσα + Χρόνος Επιθεώρησης + Χρόνος Παράδοσης).
5. Υπολογισμός των Εκκρεμών Παραγγελιών (backorders).
6. Επιβεβαίωση του υφιστάμενου ύψους αποθέματος.
7. Υπολογισμός της ποσότητας της παραγγελίας σύμφωνα με τον τύπο: (πρόγνωση ζήτησης για χρόνο παράδοσης συν χρόνο επιθεώρησης) + backorders - αναμενόμενα - υπάρχον απόθεμα
8. Έλεγχος αν συμπληρώνεται η μονάδα μεταφοράς (παλέτα, container κ.ο.κ.)
9. Απόφαση για παραγγελία ολόκληρης μονάδας μεταφοράς αν οι υπολογιζόμενες βάση των ανωτέρω ποσότητες δεν τη γεμίζουν πλήρως.
10. Απόφαση για παραγγελία μεγαλυτέρων ποσοτήτων από τις υπολογιζόμενες ώστε να γεμίσει η μονάδα μεταφοράς ή ρίσκο για ενδεχόμενες ελλείψεις.
Για κάθε προμηθευτικό οίκο υπολογίζεται Χρόνος Επιθεώρησης βάση του τύπου που μας δίνει την βέλτιστη συχνότητα παραγγελιών μέσα στο έτος: n = (D*C1) / (2*C2)
N = αριθμός παραγγελιών μέσα στο έτος
D = Ο τζίρος του προμηθευτικού οίκου σε ευρώ
C1 = κόστος αποθεματοποίησης (20%-35%)
C2 = κόστος παραγγελίας (ευρώ/ παραγγελία)
Σύμφωνα με τα ανωτέρω το σύστημα υπολογίζει την περίοδο επιθεώρησης ανά οίκο και καταστρώνεται το πλάνο επιθεωρήσεων των κωδικών/ προϊόντων. Τα προϊόντα κατατάσσονται σε ομάδες και ανάλογα διενεργούνται οι επιθεωρήσεις ανά προμηθευτικό οίκο.
ΑΝΑΠΛΗΡΩΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ
Η Διαχείριση Αποθεμάτων έχει ως στόχο την ικανοποίηση των απαιτήσεων του δίπτυχου «Χαμηλό Απόθεμα» και «Υψηλή Εξυπηρέτηση». Βασική συνιστώσα για την αποτελεσματική διαχείριση και ικανοποίηση του δίπτυχου είναι η κατηγοριοποίηση του αποθέματος ανάλογα με τα στοιχεία κόστους, την στρατηγική σημασία των προϊόντων για την εταιρεία, το στόχο του επιπέδου εξυπηρέτησης, το ανταγωνιστικό περιβάλλον, κ.ο.κ. Η πλέον απλή και σημαντική κατηγοριοποίηση είναι η ABC ανάλυση. Η διαχείριση των προϊόντων ανάλογα με την κλάση ABC που ανήκουν αυξάνει κατά πολύ την αποτελεσματική διαχείριση.
Επιπλέον, μια από τις πλέον σημαντικές δυνατότητες που προσφέρουν τα ολοκληρωμένα μηχανογραφικά πακέτα Πρόγνωσης Ζήτησης και Διαχείρισης Αποθεμάτων είναι η έκδοση καταστάσεων που προτείνουν εντολές προμήθειας εκτός του Πλάνου Επιθεώρησης (Management by Exception), όταν συντρέχουν Έκτακτα Περιστατικά (π.χ. υψηλό απόθεμα προϊόντων, χαμηλό επίπεδο εξυπηρέτησης, κ.α.).
RULES
>>1. Το σύστημα οφείλει να κρατά στοιχεία με τις μηνιαίες πωλήσεις τουλάχιστον για δύο έτη πίσω (κυλιόμενα).
>>2. Σε περιπτώσεις που οι παραγγελίες γίνονται συχνότερα από μήνα το σύστημα οφείλει να συνεργάζεται με την υφιστάμενη εμπορική μηχανογραφική εφαρμογή και η ενημέρωση των στοιχείων πωλήσεων να γίνεται αυτόματα.
>>3. Το σύστημα οφείλει να συνυπολογίζει χαμένες πωλήσεις ή backorders.
>>4. Το σύστημα οφείλει να προσδιορίζει στοιχεία πωλήσεων που χαρακτηρίζουν έκτακτες περιπτώσεις (peaks στη ζήτηση) και να προτείνει την απομάκρυνσή τους κατά τον υπολογισμό της πρόγνωσης.
>>5. Να είναι δυνατή η τροφοδοσία και ο χειρισμός στοιχείων πωλήσεων ανά υποκατάστημα /κέντρο διανομής. Να υπολογίζεται η πρόγνωση ανά κέντρο διανομής και η κεντρική αποθήκη να χαρακτηρίζεται από εξηρτημένη ζήτηση.
>>6. Να χειρίζονται τα προϊόντα ανάλογα με την κλάση ABC που τα χαρακτηρίζει (σε πολλαπλά επίπεδα π.χ. ΑΑ, ΑΒ, κ.ο.κ.).
>>7. To σύστημα οφείλει να υπολογίζει τον βέλτιστο Χρόνο Επιθεώρησης ανά προϊόν, με την βοήθεια στοιχείων κόστους και λαμβάνοντας υπόψη όλους τους σχετικούς περιορισμούς.
>>8. Το σύστημα οφείλει να προτείνει Πλάνο Επιθεωρήσεων για το απόθεμα.
>>9. Το σύστημα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να υπολογίζει τους χρόνους παράδοσης ανά προμηθευτή και την παρατηρούμενη απόκλιση.
>>10. Να χειρίζονται οι αναμενόμενες παραγγελίες.
>>11. Να καταχωρούνται τα Backorders ή να γίνεται αυτόματη ενημέρωση.
>>12. Το σύστημα να προτείνει την βέλτιστη ποσότητα παραγγελίας, να υπολογίζει όλους τους περιορισμούς (π.χ. ελάχιστη ποσότητα παραγγελίας, μονάδα μεταφοράς).
>>13. Να υπάρχει δυνατότητα αναλυτικής εκτύπωσης για τον τρόπο χειρισμού των διαφόρων περιορισμών.
>>14. Να υπάρχει η δυνατότητα επιβεβαίωσης της παραγγελίας.
>>15. Να υποστηρίζεται το Management by Exception.
ΔΙΗΝΕΚΕΣ vs ΠΕΡΙΟΔΙΚΟ
Ο κατάλληλος τρόπος διαχείρισης των αποθεμάτων επιλέγεται ανάλογα με το είδος των προϊόντων:
α. Για διαχείριση προϊόντων με υψηλό κόστος κτίσης, μικρό αριθμό παραγγελιών και απαιτήσεις για υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης (π.χ. ανταλλακτικά) προτείνεται συνήθως διαχείριση που βασίζεται στο «Διηνεκές Σύστημα».
β. Για διαχείριση προϊόντων με μικρό κόστος κτίσης και πολλές παραγγελίες (π.χ. Λιανικό Εμπόριο) προτείνεται συνήθως διαχείριση που βασίζεται στο «Περιοδικό Σύστημα».
from the editors of FRANCHISE BUSINESS.
Proudly developed by aDa.gr in Greece.